Comprendre et utiliser votre comptabilité scolaire

Le parcours de démarrage

Lors de votre première connexion, un parcours vous aide à préparer votre espace. Vous pouvez le quitter puis le reprendre sans perdre votre progression.

1. Vérifiez vos informations personnelles et votre établissement, puis confirmez explicitement qu’ils sont corrects.
2. Créez ou rejoignez votre classe. Si une classe vous est déjà attribuée, son nom apparaît et cette étape est automatiquement validée.
3. Déclarez la situation initiale de la classe pour chaque compte de banque ou de caisse, y compris lorsque les soldes sont nuls.
4. Facultatif : demandez le rôle de trésorier. Le trésorier administre la comptabilité de l’établissement, ses classes et la préparation de la clôture. La demande nécessite un justificatif officiel indiquant votre fonction, l’établissement et l’année scolaire concernés.
5. Découvrez le tableau de bord et l’emplacement du bouton d’ajout d’écriture. Il n’est pas nécessaire de créer une écriture pour terminer le parcours.

L’affiliation à l’OCCE n’est pas obligatoire pour utiliser l’application. Les mentions et fonctions propres à l’OCCE ne s’appliquent que si votre établissement est affilié.

Afficher ou revoir le parcours

Comprendre les rôles

Créer ou réactiver un compte

1. Depuis la page d’accueil du site, cliquez sur Créer un compte.
2. Renseignez votre nom, votre prénom, votre adresse mail et choisissez un mot de passe. Sélectionnez ensuite votre établissement.
3. Validez le formulaire, puis ouvrez le lien de confirmation reçu par mail.

La suite dépend de votre situation :

• Nouveau compte : connectez-vous, puis créez votre classe depuis Mon compte si aucune classe ne vous a été attribuée.
• Invitation reçue : commencez par ouvrir le lien d’invitation. Après la création ou la connexion, vous pourrez confirmer directement votre rattachement à la classe.
• Compte désactivé : l’application conserve votre compte et vous propose de le réactiver avec des droits standards.
• Compte déjà actif : utilisez Se connecter. Si vous avez oublié votre mot de passe, choisissez Mot de passe oublié ?.

Première connexion

1. Depuis la page d’accueil du site, cliquez sur Se connecter, puis saisissez votre adresse mail et votre mot de passe.
2. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte. Vérifiez votre nom, votre rôle et votre établissement.
3. Nous vous recommandons d’activer la double authentification depuis la rubrique Double authentification.
4. Votre compte est personnel : ne partagez jamais vos identifiants. Chaque action réalisée dans l’application est rattachée à son auteur.

Sécuriser son compte

Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte, puis utilisez les rubriques Mot de passe et Double authentification.

• Choisissez un mot de passe unique et robuste comprenant au moins huit caractères, une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.
• Nous vous recommandons d’activer la double authentification pour protéger le compte même si le mot de passe est découvert.
• Conservez vos codes personnels de récupération dans un endroit sécurisé.
• Vous devrez vous reconnecter après une modification de vos accès.

Se connecter avec son appareil

Cette option, parfois appelée passkey, permet d’utiliser le moyen de déverrouillage de votre téléphone ou de votre ordinateur : empreinte digitale, reconnaissance faciale, code ou schéma.

1. Ouvrez Gérer mon compte → Connexion appareil.
2. Cliquez sur Ajouter cet appareil et confirmez votre identité sur l’appareil.
3. Lors d’une prochaine connexion, choisissez Se connecter avec votre appareil. Un navigateur compatible peut aussi vous proposer automatiquement cette méthode.

Cette méthode reste facultative. Votre adresse ou identifiant, votre mot de passe et, lorsqu’elle est activée, la double authentification continuent de fonctionner. Retirez immédiatement un appareil perdu depuis la liste des appareils enregistrés.

Mettre à jour ses informations

Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte, puis ouvrez la rubrique Informations. Corrigez votre nom ou votre prénom et cliquez sur Enregistrer. Ces informations permettent d’identifier clairement l’auteur des actions enregistrées dans l’application.

Changer d’établissement

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte, puis sur Établissement.
2. Cliquez sur Changer d’établissement, recherchez le nouvel établissement et vérifiez son nom et son UAI.
3. Confirmez le changement avec votre mot de passe, puis reconnectez-vous.
4. Si le trésorier ou l’administrateur du site vous a envoyé une invitation, ouvrez son lien pour rejoindre la classe prévue. Sinon, créez votre nouvelle classe depuis Mon compte → Ma classe.

Désactiver son compte

Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Désactivation, puis sur Désactiver mon compte. Confirmez avec votre mot de passe.

La déconnexion est immédiate et vos droits sont retirés. Les justificatifs de rôle encore présents sont supprimés. Les écritures comptables restent associées à votre identité afin de conserver un historique fiable. Si vous revenez plus tard, utilisez Créer un compte avec la même adresse mail pour réactiver ce compte.

Créer sa classe

Si aucune classe ne vous est attribuée, l’application ouvre automatiquement la rubrique Ma classe après votre connexion.

1. Sélectionnez tous les niveaux qui composent votre classe.
2. Cliquez sur Créer ma classe.
3. Vérifiez le nom et le statut affichés, puis cliquez sur Accéder à ma comptabilité.

Votre classe reste provisoire jusqu’à sa validation par le trésorier. Vous pouvez néanmoins enregistrer ses recettes et ses dépenses. Elles apparaîtront dans la comptabilité globale de l’établissement après la validation.

Rejoindre une classe par invitation

Le trésorier ou l’administrateur du site peut créer l’invitation depuis Mon compte → Invitations. L’administrateur doit d’abord sélectionner l’établissement concerné dans Agir sur.

L’invitation doit être envoyée à l’adresse e-mail académique de l’enseignant. Les adresses personnelles, notamment Gmail, ne sont pas acceptées.

1. Ouvrez le lien envoyé par le trésorier ou l’administrateur.
2. Si vous possédez déjà un compte, connectez-vous. Sinon, créez-le avec l’adresse mail qui a reçu l’invitation.
3. Vous revenez automatiquement vers l’invitation après la connexion ou la création du compte.
4. Vérifiez le nom de l’établissement et de la classe, puis confirmez le rattachement avec votre mot de passe.
5. Reconnectez-vous pour accéder à votre nouvelle classe.

Demander ou renouveler le rôle de trésorier

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte, puis sur Devenir trésorier ou Renouveler mon mandat.
2. Préparez le document officiel qui indique votre nom, votre fonction, l’établissement et l’année scolaire concernés.
3. Sélectionnez le fichier PDF ou l’image, ajoutez un message si une précision est nécessaire, puis cliquez sur Envoyer la demande.
4. Le statut de la demande reste visible dans cette rubrique jusqu’à la décision.

Le justificatif est chiffré et n’est pas accessible publiquement. Il est supprimé après l’acceptation ou le refus. Le mandat prend fin le 31 août et doit être renouvelé pour l’année scolaire suivante.

Créer, modifier ou valider une classe

Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Classes.

• Créer une classe : cliquez sur Ajouter une classe, sélectionnez ses niveaux et son enseignant, puis enregistrez.
• Modifier une classe : utilisez le bouton de modification sur sa ligne, corrigez les informations et enregistrez.
• Valider une classe provisoire : contrôlez l’identité de l’enseignant et les niveaux avant de confirmer. Ses opérations rejoignent alors la vue globale de l’établissement.

Affecter les comptes

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Affectations.
2. Choisissez le compte de l’utilisateur concerné.
3. Sélectionnez l’enseignant et la classe qui lui correspondent.
4. Enregistrez, puis demandez à l’utilisateur de se reconnecter et de vérifier son accès.

Avant d’enregistrer, vérifiez l’adresse mail, le nom et l’établissement. Une mauvaise affectation peut donner accès aux données d’une autre classe.

Consulter le registre

Le Registre des transactions se trouve sur le tableau de bord. Il rassemble les écritures comptables auxquelles votre rôle vous donne accès.

• Utilisez les filtres pour rechercher un motif, une classe, une recette, une dépense, un moyen de paiement ou une période.
• Cliquez sur la flèche située à droite d’une opération pour afficher son détail, sa ventilation, son pointage et ses justificatifs.
• Utilisez Exporter en PDF ou Registre des pièces pour conserver la liste correspondant aux filtres sélectionnés.

Saisir une recette ou une dépense

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Ajout manuel.
2. Choisissez la classe concernée, le moyen de paiement et le compte financier utilisé.
3. Indiquez s’il s’agit d’une recette ou d’une dépense, puis saisissez le montant et la date de l’opération.
4. Renseignez un motif qui permettra de comprendre immédiatement l’opération, par exemple « Achat de peinture pour le projet arts plastiques ».
5. Choisissez la ventilation comptable. Si vous ajoutez plusieurs lignes, leur total doit être égal au montant de l’opération.
6. Relisez les informations, cliquez sur Enregistrer, puis ajoutez la pièce justificative.

Scanner un chèque

Cette fonction utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire une photo ou un scan du chèque directement dans votre navigateur. Elle prépare la saisie, mais n’enregistre jamais une opération sans votre validation.

L’analyse recherche exclusivement les informations nécessaires au traitement comptable du chèque :

• le montant inscrit sur le chèque ;
• la ligne CMC7 imprimée au bas du chèque, afin d’en extraire son numéro et de détecter un éventuel doublon. La ligne complète est protégée sous forme d’empreinte non lisible lors de l’enregistrement.

Le nom de l’émetteur, la date, la coopérative concernée et la ventilation comptable ne sont pas déduits automatiquement : vous les renseignez ou les confirmez dans le formulaire.

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Scanner un chèque.
2. Ajoutez une photo nette ou un scan au format JPEG, PNG ou WebP. Vous pouvez sélectionner jusqu’à dix fichiers de 5 Mo maximum chacun.
3. Lancez la reconnaissance, puis contrôlez pour chaque image le montant et le CMC7 proposés.
4. Corrigez toute erreur avant de valider le résultat.
5. Complétez ensuite les informations manquantes dans le formulaire d’ajout manuel, puis enregistrez l’opération.

Ventiler une opération

Dans le formulaire d’ajout, choisissez le compte qui correspond à la nature de la recette ou de la dépense. Pour une opération déjà enregistrée, dépliez sa ligne dans le registre puis cliquez sur Ventiler.

Une opération peut être répartie entre plusieurs comptes, par exemple lorsqu’une même facture concerne du matériel et une activité. Cliquez sur Ajouter une ligne, saisissez chaque montant, puis vérifiez que le reste à ventiler est égal à zéro avant d’enregistrer. En cas de doute sur le compte à utiliser, consultez les règles de votre structure.

Choisir le bon compte comptable

La ventilation est obligatoire dans MCS, que votre structure soit affiliée à l’OCCE ou qu’elle soit une association autonome. Elle sert à expliquer la nature de l’opération et à produire des états cohérents ; elle ne constitue pas une adhésion à l’OCCE. Le moyen de paiement et le compte de banque ou de caisse sont choisis séparément.

Ajouter une pièce justificative

1. Dans le registre, dépliez l’opération concernée puis cliquez sur Pièce justificative.
2. Renseignez la date du document et le nom du fournisseur ou de l’émetteur.
3. Choisissez le type de document.
4. Pour utiliser un document existant, sélectionnez son fichier PDF, JPEG ou PNG. Sur un téléphone, vous pouvez aussi cliquer sur Prendre une photo pour ouvrir directement l’appareil photo arrière.
5. Pour une photo, placez le document à plat, photographiez-le de face et évitez les ombres et les reflets. Vérifiez l’aperçu et les éventuels avertissements, puis cliquez sur Utiliser cette photo.
6. Cliquez sur Déposer et vérifiez que le document apparaît dans la liste.

L’image est redimensionnée et légèrement corrigée sur votre appareil afin d’améliorer sa lisibilité. Elle reste en couleurs et aucun recadrage automatique n’est appliqué. L’envoi n’a lieu qu’après votre confirmation.

Pour corriger un fichier, choisissez l’action de remplacement plutôt que de créer un doublon. L’ancien document reste dans l’historique et chaque version possède une empreinte SHA-256 permettant d’en vérifier l’intégrité.

Corriger ou annuler une écriture

1. Dans le registre, dépliez l’opération concernée puis cliquez sur Annuler.
2. Décrivez précisément l’erreur dans le champ Motif.
3. Relisez le résumé et confirmez l’annulation.
4. Si nécessaire, créez ensuite une nouvelle opération avec les bonnes informations.

L’opération annulée reste visible dans le registre et n’est plus prise en compte dans les soldes. Cette méthode conserve l’historique complet de la correction.

Gérer une remise de chèques

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Remises.
2. Dans Chèques en attente, cochez uniquement les chèques qui seront déposés ensemble.
3. Créez la remise, renseignez sa date et conservez le bordereau remis par la banque.
4. Lorsque le dépôt apparaît sur le relevé bancaire, ouvrez la remise dans l’historique et indiquez sa date de crédit ainsi que la référence bancaire si elle est disponible.

Faire le rapprochement bancaire

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Rapprochement.
2. Choisissez le compte bancaire et la date de fin du relevé.
3. Recopiez le solde exact indiqué sur le relevé et ajoutez sa référence si vous en disposez.
4. Dans le registre, cochez les paiements par carte et les virements présents sur ce relevé, renseignez leur date bancaire puis cliquez sur Pointer.
5. Contrôlez l’écart affiché. Avant la clôture, chaque différence doit être expliquée ou corrigée.

Pour les chèques, confirmez le crédit depuis la rubrique Remises. Ils restent ainsi reliés au dépôt qui apparaît sur le relevé.

Gérer banque et caisse

Dans le tableau de bord, cliquez sur Banque et caisse. Le compte 512 correspond à l’argent placé en banque et le compte 530 aux espèces conservées en caisse.

• Lors du tout premier exercice, utilisez Déclarer la situation initiale. Renseignez le solde bancaire du relevé et les espèces réellement comptées à la date de début de l’exercice, avec une référence au justificatif conservé.
• Ces montants sont un report d’ouverture : ils ne créent ni recette ni dépense. Si vous commencez à utiliser l’application en cours d’année, reprenez la situation au début de l’exercice puis enregistrez toutes les opérations réalisées depuis cette date.
• La coopérative école est suivie comme une classe dédiée. Un trésorier choisit la coopérative école ou la classe à initialiser ; un mandataire de rôle 2 ne peut initialiser que sa propre classe.
• Une même classe ne peut être initialisée qu’une seule fois par exercice. Si le trésorier l’a déjà fait, l’enseignant ne peut pas recommencer.
• Pour ajouter un autre compte bancaire, utilisez Ajouter un compte bancaire avant de valider la situation initiale.
• Pour déplacer de l’argent entre la banque et la caisse, utilisez Transférer entre deux comptes. Ne créez pas une recette et une dépense : le transfert ne change pas le résultat comptable.

Gérer une régie d’avance

Une régie d’avance permet de confier temporairement une somme à un enseignant pour de petites dépenses prévues.

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Régies d’avance.
2. Cliquez sur Ouvrir une régie et renseignez le mandataire, le montant, les dates et la décision qui autorise l’avance.
3. Enregistrez chaque dépense avec son justificatif pendant la période.
4. À la fin, indiquez les dépenses justifiées et la somme rendue. Leur total doit correspondre au montant confié.
5. Vérifiez les montants puis clôturez la régie.

Tenir le registre d’inventaire

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Inventaire.
2. Dans Ajouter un bien, renseignez sa désignation, sa date d’acquisition, sa valeur et son emplacement.
3. Lorsque cela est possible, reliez le bien à l’écriture d’achat et à sa pièce justificative.
4. Lors du contrôle annuel, confirmez la présence et l’état de chaque bien.
5. Si un bien quitte l’établissement, utilisez Enregistrer la sortie et indiquez s’il a été cédé, détruit, perdu ou mis au rebut.

Clôturer un exercice

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Exercices.
2. Sélectionnez l’exercice à terminer et ouvrez son dossier de clôture. Sa comptabilité est alors figée afin d’éviter une modification pendant les contrôles.
3. Traitez chaque élément de la checklist : ventilations, justificatifs, rapprochement bancaire, caisse, inventaire et documents annuels demandés.
4. Si une correction est nécessaire, cliquez sur Rouvrir l’exercice, indiquez la raison, effectuez la correction puis relancez la préparation.
5. Lorsque tous les contrôles sont validés, relisez le résumé et cliquez sur Clôturer définitivement.

Préparer les états annuels

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → États annuels.
2. Choisissez le cadre juridique réel de l’établissement : OCCE ou association autonome.
3. Complétez l’identification de l’établissement et le compte rendu de ses activités.
4. Contrôlez le compte rendu financier calculé à partir des écritures. Si un montant est incorrect, corrigez l’écriture ou sa ventilation ; ne modifiez pas directement le total.
5. Vérifiez l’arrêté de caisse et renseignez les subventions publiques lorsqu’elles existent.
6. Enregistrez chaque partie avant de quitter la page.

Commission de contrôle et quitus

Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Commission et quitus.

1. Créez la réunion et indiquez sa date.
2. Ajoutez deux à quatre vérificateurs différents avec leur nom et leur qualité.
3. Pour chaque vérificateur, confirmez les deux attestations : il n’est pas mandataire de la coopérative et il n’a pas tenu les comptes qu’il contrôle.
4. Indiquez les documents présentés et le résultat de chaque contrôle. Ajoutez une note lorsqu’une pièce manque, qu’une réserve existe ou qu’un contrôle ne s’applique pas.
5. Déposez le procès-verbal signé, puis enregistrez la décision de la commission.

Ce parcours, jusqu’à la décision de quitus, est obligatoire dans l’application lorsque le cadre OCCE est sélectionné. Pour une association autonome, il reste disponible mais vous devez suivre les règles prévues par vos propres statuts.

Créer l’archive comptable annuelle

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Archives comptables.
2. Sélectionnez l’exercice et vérifiez que les contrôles demandés sont terminés.
3. Cliquez sur Générer l’archive, puis attendez la fin de la préparation.
4. Téléchargez le fichier et conservez-le dans un emplacement sécurisé et sauvegardé.

L’archive rassemble les données et les documents annuels avec leurs empreintes d’intégrité. Conservez-la pendant la durée qui s’applique à votre structure, généralement dix ans pour les documents comptables.

Publier le rapport de transparence

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Gérer mon compte → Rapport de transparence.
2. Présentez chaque projet avec un titre, une explication simple et son budget.
3. Affectez chaque opération concernée à un seul projet.
4. Utilisez l’aperçu et vérifiez qu’aucune donnée personnelle inutile n’est publiée.
5. Cliquez sur Publier puis confirmez.

Chaque publication est conservée. Si vous corrigez le rapport, publiez une nouvelle version plutôt que de chercher à modifier l’ancienne.

L’affiliation OCCE n’est pas obligatoire pour utiliser l’application

Dans Gérer mon compte → États annuels, sélectionnez OCCE uniquement si l’établissement est réellement affilié. Dans les autres cas, choisissez Association autonome. Les contrôles propres à l’OCCE ne bloquent la clôture que pour un établissement déclaré OCCE.